[tutoriel]Organisation d'une compétition

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keylie
Passe sa journée ici. Et dort ici, aussi
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EDIT (cyril) : Voir le document très complet et à jour dans ce sujet !


Bonjour à tous.

Maintenant que les gens commencent à vouloir organiser des compétitions aux quatre coins de la France, je vais essayer de regrouper ici ce qu'il faut pour organiser un tel événement :

- Trouver une date.

- Trouver une salle, généralement ce qui est le plus dur. Il faut qu'elle soit assez grande pour accueillir tout le monde, avec de la luminosité. C'est toujours mieux quand elle est accessible facilement depuis la gare (ou l'aéroport). Il faut aussi des tables et des chaises, des prises électriques. Le règlement impose aussi qu'elle soit non-fumeur.

- Décider de la durée de la compétition, et des épreuves. Puis faire un planning (il peut se faire assez tard, suivant le nombre de personnes participant à chaque épreuve).

- Faire un site internet. Ce n'est pas obligatoire, mais toujours agréable pour réunir toutes les infos, et afficher les personnes inscrites.

- Réunir le matériel nécessaire à la compétition :
--- stackmats, displays, chronomètres, bandeaux pour le blindfold. On peut demander *gentillement* tout cela à Dave de chez 7Towns (DavidJ@seventowns.com).
--- ordinateur, imprimante, feuilles, stylos(, ciseaux, scotch)
--- accessoirement des feuilles de temps, comme celle-ci : http://perso.ens-lyon.fr/clement.gallet/scorecard.jpg" onclick="window.open(this.href);return false;" onclick="window.open(this.href);return false;" onclick="window.open(this.href);return false;" onclick="window.open(this.href);return false;

- Faire des certificats. Ils sont obligatoires pour le premier de chaque catégorie (qui a dit qu'il ne l'a pas reçu au Lyon Winter Open ?), mais rien n'empèche d'en donner pour les autres. Voila un modèle, en .doc, désolé. Je ne sais même pas ce qu'il y a dedans, je ne peux pas le lire : http://perso.ens-lyon.fr/clement.gallet" onclick="window.open(this.href);return false;" onclick="window.open(this.href);return false;" onclick="window.open(this.href);return false;" onclick="window.open(this.href);return false; ... mplate.doc

- Sur son ordi, il faut
--- les mélangeurs officiels : http://www.worldcubeassociation.org/reg" onclick="window.open(this.href);return false;" onclick="window.open(this.href);return false;" onclick="window.open(this.href);return false;" onclick="window.open(this.href);return false; ... scrambling . Il est possible d'imprimer les mélanges avant la compétition.
--- la feuille excel des temps : http://perso.ens-lyon.fr/clement.gallet/Blanksheet.xls" onclick="window.open(this.href);return false;" onclick="window.open(this.href);return false;" onclick="window.open(this.href);return false;" onclick="window.open(this.href);return false; . C'est celle-là qui faudra renvoyer à Ron (ron@speedcubing.com) tout de suite après la compétition.

- Trouver un délégué WCA. Ca ne posera pas trop de problèmes. Il y en a actuellement 3 en France (Gilles, Edouard et moi), mais d'autres peuvent être nommés si besoin. (ce sujet est d'ailleurs assez flou, je ne sais pas ce qu'en pense Gilles)

- Accessoirement, trouver des sponsors, faire des prix, des médailles, des trophées, etc... Il est tout à fait possible de faire payer les compétiteurs. Il est aussi possible de demander à Winning Moves une aide financière.

- Surtout si la compétition est sur deux jours, essayer de trouver un hôtel ou une auberge de jeunesse près du lieu de la compétition, pour que tous soient au même endroit. Ou alors essayer de faire loger tout le monde :).

EDIT :

- Se procurer le règlement de la WCA, et le lire !

- Nommer un "main judge" par épreuve


Edit (cyril) Et hop, en post-it. Mais pas de dérapage, faut que ça reste informatif !
Modifié en dernier par keylie le mar. févr. 12, 2008 12:13 am, modifié 1 fois.

 

gagou9
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yarf, merci keylie, j'avais pensé à te proposer de faire ça...!

je pense que ça devrait être mis en post-it...

 

Doudou
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Je pense pas que tu aies oublié grand chose...
Je vais détailler un peu la partie financiere :

Le plus souvent, ce qui coute le plus cher, c'est la salle.
La, plusieurs possibilités s'offrent a vous :

1) Trouver un sponsor. Jason y est arrivé a Montpellier, et encore bravo a lui, j'avais cherché un peu pour Lyon, mais sans succes. Le probleme pour le sponsor, c'est que lui il veut un retour sur investissement, et c'est assez dur de le convaincre, qu'en nous donnant des sous, il en gagnera.

2) D'ou l'interet de demander a Winning Moves. C'est la societe qui vend les cubes en France. Si vous avez un projet, je peux faire l'intermediaire avec eux. Eux aussi veulent un retour sur investissement :
Il faut donc les prevenir en avance, pour qu'ils puissent contacter les journalistes. Bref, si vous choisissez cette option, ne pas s'y prendre trop tard.

3) Faire payer la salle aux competiteurs. La, faut vraiment essayer de trouver une salle pas cher du tout (Autour de 150/200 euros pour donner un ordre de grandeur), parce que vu que la compete n'attire pas beaucoup de monde, ca vite cher, meme en divisant par le nbre de personnes.

J'espere ne rien avoir oublié...

 

Jason
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Pour la salle à Montpellier, nous l'avons obtenu de la fac, par l'intermédiare du médiateur culturel. De plus, il s'occupe de l'organisation de la salle (chaises, tables, caméra, projecteur, ordi, et de la diffusion d'information (impression de posters, flyers). Il y aura meme du café et des biscuits à l'evenement. Tout ca à l'oeil!!!! Alors, si vous etes à l'école ( où en école) où à la fac, c'est une opportunité à saisir. Généralement, ils seront intérréssés par un tel événement parce que ca fait intello et ca fait de la pub pour leur établissement. :D

 

Schtroumpf
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Je rajouterais au moins de s'approprier le règlement WCA.

 

gagou9
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schtroumpf ta version du reglement elle est à jour d'ailleurs?! ou mieux vaut-il préférer la version anglaise?

 

Subaruiz
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Elle ne l'est pas : Version 2006 v2 du 20 juillet 2006( schtroumpf) ; Version: 2007, February 1, 2007 ( anglaise)

 

gagou9
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effectif! merci!

 

Schtroumpf
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gagou9 a écrit :
schtroumpf ta version du reglement elle est à jour d'ailleurs?! ou mieux vaut-il préférer la version anglaise?
Il y aura une VF lorsque le règlement 2008 sortira. En attendant la référence est la version anglaise.

 

Ivan
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Tu sais quand sort le reglement 2008? Y a t il de gros changements entre la version francaise actuelle et la version anglaise actuelle?
D'ailleurs qui etablit les reglements?

 

keylie
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Voila quelques différents points en discussion pour le nouveau règlement :
http://www.worldcubeassociation.org/for ... ?f=4&t=373

 

Schtroumpf
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Ivan a écrit :
Tu sais quand sort le reglement 2008?
On peut imaginer courant avril.
Y a t il de gros changements entre la version francaise actuelle et la version anglaise actuelle?
Pas hyper-gros, après il faut voir le détail.
D'ailleurs qui etablit les reglements?
La WCA, suivant les expériences de la période écoulée, et d'après les idées que tout le monde peut faire remonter (notamment par l'intermédiaire du site web).

 

Doudou
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D'ailleurs, Gilles, si je peux me permettre...
A propos du site web de la WCA, je trouve qu'il y a quelque chose de pas terrible :
Je trouve qu'il y a des personnes qui postent qui n'y connaissent pas grand chose.
La derniere fois, un gars me soutenait son point de vue... Alors qu'il n'avait fait qu'une seule competition dans sa vie.
Du coup j'ai arrete de poster, parce que se faire contredire par des inconnus... Qui ne font meme pas avancer le debat.
Bref, j'etais décu.

 

Schtroumpf
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Ron et Tyson sont modérateurs.
Je comprends ton irritation, mais dis-toi que ce ne sont pas toujours ceux qui parlent le plus qu'on écoute le plus.

 

Simboubou
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Je suis d'acord. Tout le monde à le droit de s'exprimer. Après, les idées sont selectionnées.
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